En velkomstgave skal markere en personlig velkomst og passe til virksomhedens budget for nye ansættelser. En dyr gave rammer ikke nødvendigvis modtagerens ønsker. En beskeden gave kan til gengæld føles gennemtænkt, når den passer til arbejdsdagen og følges af en personlig hilsen. Udgiften omfatter også indpakning og arbejdet med at få gaven frem til den nye kollega.
Hvad må velkomstgaver til nye medarbejdere koste?
Et brugbart gavebudget tager udgangspunkt i den samlede udgift pr. nyansat. Vareprisen er kun en del af regningen. Indpakning og levering koster ekstra, og specialtryk kræver betaling for opsætning. Ved små bestillinger fylder tillæggene forholdsvis meget. Bed derfor om en samlet pris med tydelig angivelse af moms, før du sammenligner tilbud.
Selv med et fast beløb til gaven varierer den samlede udgift fra ansættelse til ansættelse. En pakke, som leverandøren afleverer på kontoret, har andre leveringsvilkår end en gave til en privatadresse. Det betyder mest, når medarbejderne arbejder forskellige steder. Beslut, om fragten skal indgå i gavebudgettet eller bogføres særskilt.
Nødvendigt arbejdsudstyr hører ikke til i gavepuljen. En computer eller en påkrævet adgangsbrik er en forudsætning for arbejdet, ikke en personlig opmærksomhed. Hvis du blander udgifterne sammen, bliver det uklart, hvad medarbejderen faktisk får som gave. Med et særskilt gavebudget kan du sammenligne udgifterne til de forskellige gaveformer uden at medregne arbejdsudstyret.
En personlig velkomstgave uden dyr specialproduktion
Det personlige behøver ikke være et navn trykt på en genstand. Omtanken ligger i forbindelsen mellem gaven og modtagerens arbejdsdag. En notesbog passer til en kollega, der foretrækker håndskrevne mødenoter, mens den bare optager plads hos en anden. Tag udgangspunkt i noget, du ved om den nye kollegas arbejde, og gæt ikke på private interesser. Firmagaver
kan også give medarbejderen frihed til selv at vælge.
Specialproduktion har sin egen økonomi. Et logo på emballagen kan udløse en opstartsomkostning, og navnetryk gør det vanskeligere at give en færdig gave til en anden medarbejder, hvis en ansættelse bliver udskudt. En neutral gave med et separat kort giver større frihed. På kortet kan du nævne den nye kollegas funktion og navnet på den, som tager imod den første morgen.
Smag og pasform kræver lidt mere kendskab til modtageren. Hvis du overvejer en gave, hvor de forhold har betydning, kan du spørge diskret til præferencer. En personlig hilsen kræver derimod ikke en ønskeliste. Den kommende nærmeste kollega kan skrive en kort besked med en invitation til frokost på første arbejdsdag.
Valget mellem en fast gave og et gavekort
Velkomstgaver til medarbejdere kan være fysiske gaver eller gavekort. Med en fast gave kan du vurdere materialer og størrelse før bestilling, og du ved, hvad medarbejderen får overrakt. Modtageren har dog måske allerede en tilsvarende genstand, så byttevilkårene afgør, hvor brugbar gaven er. Undersøg, hvem der betaler returfragten, og om medarbejderen kan bytte uden at få udleveret virksomhedens samlede faktura.
Et gavekort overlader en del af valget til medarbejderen. Det er praktisk, når kollegerne har forskellige ønsker, men kort med samme pålydende værdi har forskellige begrænsninger. Et stort udvalg hjælper ikke meget, hvis de relevante varer kræver egenbetaling. Leveringsomkostninger ved indløsning kan også trække fra det beløb, medarbejderen reelt kan vælge gave for.
Bed om vilkårene for både køb og indløsning, før du vælger gaveformen. En digital løsning fjerner behovet for at opbevare pakker på kontoret, men nogen skal stadig fordele koder og hjælpe, hvis en besked er forsvundet. Ved fysiske gaver kan der i stedet være brug for hjælp til en forsinket levering. Medarbejderen skal vide, hvem der kan hjælpe, hvis koden eller pakken ikke kommer frem.
Skatten kan ændre gavens værdi for medarbejderen
Prisen på fakturaen fortæller ikke hele historien, hvis gaven udløser skat hos modtageren. Skattestyrelsen skelner blandt andet mellem fysiske gaver og gavekort med forskellige anvendelsesmuligheder. Kontantgaver er skattepligtige, og det samme gælder gavekort med bred anvendelse. Den samme udgift for virksomheden giver derfor medarbejderen forskellige skattemæssige konsekvenser, alt efter gaveformen.
Der findes undtagelser for visse snævert afgrænsede gavekort, blandt andet når arbejdsgiveren på forhånd har valgt den konkrete gave. Kortets faktiske udformning og anvendelsesmuligheder afgør sagen, og det er ligegyldigt, om leverandøren kalder det en medarbejdergave. Få beskrevet, hvad kortet kan bruges til, og om det kan ombyttes til kontanter.
Lad løn- eller økonomiafdelingen vurdere ordningen, før du køber. Vurderingen skal også tage højde for medarbejderens øvrige gaver og personalegoder, hvor det er relevant. Ellers kan medarbejderen få en uventet besked om beskatning efter udleveringen. Hvis gaven er skattepligtig, skal medarbejderen have klar besked om den værdi, virksomheden lægger til grund.
Tidspunktet for gaven skal passe til den første arbejdsdag
Medarbejder- og Kompetencestyrelsen kalder perioden fra underskrevet kontrakt til første arbejdsdag for preboarding. Kontakten til den nye kollega kan altså begynde før fremmødet. En gave kan være en del af kontakten, men en forsendelse til hjemmet kræver koordinering og kan give en ekstra leveringsudgift. Vælg tidspunktet ud fra, om medarbejderen begynder på kontoret eller hjemmefra.
På første arbejdsdag skal både de praktiske forhold og introduktionen til kollegerne være på plads. En gave kan ikke opveje manglende udstyr eller en kalender uden aftaler. Hvis budgettet er presset, må gaveindkøbet vige for det udstyr og den forberedelse, medarbejderen har brug for fra starten.
En kollega, som har haft kontakt med den nyansatte før opstart, kan tage imod og overrække gaven. Aftal, hvem der har pakken eller kortet klar. Hvis medarbejderen starter hjemmefra, kan du sende en personlig besked på dagen og gemme den fysiske gave til det første fremmøde. Så slipper du for at bestille en hasteforsendelse for at ramme startdatoen.
Små indkøb og store partier har forskellige omkostninger
Mængderabat kan se attraktiv ud, når virksomheden forventer flere ansættelser. Besparelsen afhænger dog af, om gaverne faktisk bliver brugt. Et lager af navnetrykte produkter binder penge og optager plads. Har gaverne begrænset holdbarhed, kan de være ubrugelige, før næste kollega begynder. Tag højde for mulige ændringer i startdatoer, før du køber ind til forventede ansættelser.
Ved løbende indkøb fylder bestilling og fakturahåndtering mere pr. gave. Til gengæld kan du tilpasse valget til den aktuelle modtager. En mellemvej er faste vilkår for mindre bestillinger og samme type indpakning fra gang til gang. Spørg, om leverandøren kan fastholde vilkårene uden at kræve betaling for et stort parti på forhånd.
Registrér udgifterne til levering og tilpasning sammen med vareprisen, og notér tilbagevendende problemer med gaverne. Beskadiget emballage kan kræve en ny forsendelse, og begrænsede byttemuligheder giver ekstra arbejde efter udleveringen. Det giver dig et konkret grundlag, næste gang du vurderer et tilbud. Gentagne genforsendelser skal med i sammenligningen, selv om leverandøren tilbyder en lavere indkøbspris.